Déménagement d'entreprise au meilleur prix : comment faire ?

Généralement, un déménagement d’entreprise est un projet ambitieux, qui s’inscrit dans des enjeux d’amélioration de la visibilité, de l’accessibilité, d’amélioration de l’image, d’accueil du personnel en cas d’expansion, et bien souvent aussi d’économie face à des loyers qui explosent. Quoi qu’il en soit, si, dans les grandes lignes, il se prépare comme un déménagement particulier, son coût sera important, car les volumes et les moyens logistiques seront plus conséquents. Voici comment déménager au meilleur prix.

Déménagement d’entreprise : Comment le tarif est-il fixé ?

Si on estime qu’un déménagement particulier, sur une formule complète, avoisinera les 2 500 €, on peut envisager un déménagement d’entreprise aux alentours de 6 000 à 8 000 €. Cette fourchette est totalement estimative, et ne traduit qu’une moyenne des déménagements organisés. En réalité, chaque déménagement est différent, et sera chiffré sur mesure, de manière totalement personnalisée, quelle que soit l’intervention choisie, plus ou moins complète. Intéressons-nous aux caractéristiques qui définiront un coût d’intervention.

• Le type de déménagement : Est-il plutôt administratif (bureaux, armoires, matériel informatique, etc.), ou plutôt pour du matériel d’activité, qu’elle soit industrielle, commerciale, sanitaire ou autre. Le soin porté sera possiblement différent, comme le chargement et le déchargement, de manière logique et stratégique, ou simplement un dépôt dans le cas d’un local de stockage à déménager ;
• Le volume à déménager : Généralement, les sociétés de déménagement fixent un coût au m³, qui forme un volume à déménager. Sur un déménagement d’entreprise, il y a fort à parier que le volume sera important, avec du mobilier conséquent ;
• La distance : Un déménagement d’étage au sein d’un même bâtiment, en face de la rue ou encore dans un périmètre proche, sera bien moins onéreux qu’un déménagement à plusieurs centaines de kilomètres, voire à l’étranger. Les frais de transport sont évidemment comptabilisés et facturés (carburant, péages, amortissement kilométrique et usure du camion), et une majoration pouvant aller jusqu’à 50 % est appliquée dès lors que le point de chargement et celui de déchargement sont éloignés de plus de 300 km ;
• La période : A priori, un déménagement d’entreprise se fera dans le courant de la semaine, hors week-end donc, ce qui est moins coûteux. En revanche, certaines peuvent préférer l’organiser durant une période estivale où l’impact sur l’activité quotidienne est moindre. Dans ce cas, l’été étant la période des déménagements d’avant rentrée, le tarif sera majoré.

Au-delà de ces paramètres, un autre élément primordial forme le tarif de la prestation : la formule choisie. Généralement, il en existe au moins 3, parfois une quatrième qui intègre la réinstallation totale du mobilier et de l’équipement informatique.

• La formule économique : Pour déménager sans devoir y consacrer un budget trop important, il est conseillé d’opter pour la formule économique. Son principe est simple : le client conserve à sa charge toute la préparation du déménagement, ainsi que toute l’installation au déchargement. Les déménageurs ne se chargent que du chargement, du transport, et du déchargement ;
• La formule standard : Elle représente le bon compromis entre une qualité de service et un coût raisonnable. Elle reprend la prestation économique, en la complétant par le montage et le démontage des meubles, et l’emballage et déballage des objets fragiles ;
• La formule optimale : Plus complète, les déménageurs assurent toute la mise en carton, l’emballage et la protection de tout le mobilier. Toutefois, les déménageurs laissent à la charge du client le soin de décrocher les objets des murs, de débrancher l’électroménager, et de façon générale tout acte qui pourrait avoir une conséquence en termes de responsabilité.

Déménager à l’international : une opération plus particulière

La logistique est bien plus complexe sur ce type de déménagement. L’aspect opérationnel reste sensiblement le même, bien qu’il faille prévoir un à plusieurs découchés pour les déménageurs. En revanche, des contraintes légales sont à assumer puisqu’il y a passage de frontières. Il faudra donc devoir montrer patte blanche aux services douaniers. Ce type de déménagement devra être opéré par des sociétés expertes, spécialisées dans l’export.

Gare aux frais supplémentaires !

Deux difficultés majeures sont particulièrement relevées sur les déménagements d’entreprises. La première réside dans le fait qu’il s’agisse d’un déménagement professionnel, donc qu’il peut être difficile de rassembler ou fédérer les collaborateurs autour du projet, pour que chacun s’investisse dans la préparation qui lui revient. Plus globalement, le contexte professionnel prédominera. Si l’activité est maintenue, les employés auront tendance à ne pas prendre pleinement part à une organisation bien rodée en aval, contrairement aux comportements pleinement investis d’un déménagement personnel.

Egalement, le second obstacle, en lien d’ailleurs avec celui précité, relève de la difficulté à se plier à la date fixée. Il est bien nécessaire de confirmer une date de déménagement, mais qui peut parfois être difficilement tenable, là encore si l’activité de l’entreprise est maintenue.

Alors évidemment, ce manque à la fois d’investissement et de disponibilité entraîne des désagréments pour les deux parties. En arrivant sur les lieux à déménager, il ne sera pas rare que les déménageurs se retrouvent face à des cartons encore ouverts, des armoires non vidées, ou un bureau de destination non renseigné. Et pourtant, le déménagement doit pouvoir se faire, ce qui entraînera un surplus de manutention pour les déménageurs, donc du temps supplémentaire à passer. Vous l’aurez deviné, le désagrément pour l’entreprise n’est pas bien loin. La société de déménagement facturera ce qu’elle nommera « frais supplémentaires », en d’autres termes, toute exception au contrat.

Être précis et ordonné pour un déménagement réussi

Pour déménager sans encombre, les maîtres-mots d’un déménagement d’entreprise, comme d’un déménagement d’un logement, restent l’anticipation et l’organisation. Aussi, il serait tord de minimiser l’importance de bien préparer son déménagement, pour retrouver ses dossiers, son matériel informatique complet, son mobilier. Quelques bonnes pratiques sont donc à noter.

• Indiquer la destination des cartons : Chaque carton devra être soigneusement étiqueté, en indiquant l’étage, le numéro de bureau, et s’il est fragile ou non. Sur un déménagement d’entreprise, il sera difficile de « retrouver ses petits » lorsque l’étiquetage est mal réalisé. Si l’entreprise accepte de cesser son activité le temps de la durée du déménagement, il faudra tout de même rapidement trouver ses marques au sein des nouveaux locaux, pour rattraper le retard éventuel accumulé, d’où le peu de temps à passer à l’emménagement ;
• Indiquer la disposition du mobilier : Comme pour les cartons, la destination devra être étiquetée sur le mobilier. Egalement, il sera bon d’indiquer sur plan la disposition souhaitée des meubles. En effet, une fois un bureau ou une armoire posée, il sera plus difficile de la déplacer. En amont donc, il sera bon de penser à l’ergonomie de l’espace, à l’usage au quotidien selon la fonction du mobilier, et envisager la disposition la plus adéquate et convenable ;
• Être précis sur les conditions d’accès des locaux de départ et d’arrivée : Trop souvent, l’adresse de livraison manque de précisions. Pour que les déménageurs puissent effectuer leur travail dans les meilleures conditions possibles, il sera primordial de fournir toutes les indications possibles concernant les accès des points A et B, comme par exemple la disponibilité d’un ascenseur, et si oui, ses dimensions (hauteur, largeur, profondeur). Il faudra également préciser les dimensions de la cage d’escalier, la présence d’un interphone, le code d’une porte d’accès, la remise d’un badge à l’accueil du bâtiment, la présence ou non d’un agent d’accueil, l’accès au bâtiment de plain pied ou non, les possibilités de stationnement à proximité, etc.

Bien préparer son déménagement évite les mauvaises surprises à l’emménagement. N’oubliez pas que les déménageurs sont extérieurs à votre entreprise, et ne connaissent aucunement votre fonctionnement, ou vos projets d’aménagement. Ils se fieront donc exclusivement aux plans d’agencement remis en amont. Anticiper et organiser au mieux en amont assure également un devis au plus près du réel. En effet, un devis est un document contractuel, qui vaut tant pour le client que pour le prestataire. De fait, ne pas respecter les termes du contrat en n’anticipant pas suffisamment la préparation convenue, entraînera un réajustement du coût de la prestation, par des frais supplémentaires.

Comparateurs en ligne

Pour obtenir un devis gratuit, rien de mieux que de passer par un comparateur en ligne. Après avoir collecté des éléments essentiels au chiffrage, comme le volume, la distance, le délai, la période, etc., il sera en mesure de proposer un comparatif de devis, en transposant et étudiant de manière synthétique leurs similitudes et leurs différences. Il permet de faire un choix éclairé quant au prestataire sélectionné. Les services d’un comparateur en ligne sont totalement gratuits, et sans aucune obligation d’engagement. Ce n’est qu’une mise en lumière des tarifs pratiqués pour la prestation attendue.

Le choix du prestataire est primordial. Il n’est pas toujours judicieux d’opter pour le devis le moins onéreux. En effet, il est important de bien intégrer les conditions, et de s’assurer que le calendrier et l’organisation proposés conviennent au fonctionnement de l’entreprise. Une prestation décevante risquera de confronter l’entreprise à des retards qui pourront mettre l’ensemble de l’activité en défaut, ou à une détérioration du mobilier ou des équipements informatiques. Enfin, certains présentent des devis très bas pour gagner le contrat, mais facturent par la suite de nombreux frais supplémentaires, parce que non abordés dans le contrat. Selon les devis comparés, il sera bon de se fier aux avis clients laissés par d’autres entreprises. Généralement, un bon déménageur place sa priorité dans la satisfaction de sa clientèle.