Location : pourquoi et comment établir un état des lieux d'entrée et de sortie ?

L’état des lieux est un document officiel qui doit être établi lors de l’entrée et de la sortie d’un logement. Obligatoire pour les locations qui sont des résidences principales, il répertorie les dommages constatés dans le logement en vue de protéger le locataire et le propriétaire, notamment en cas de litige. Dans ce dossier, nous vous présentons l’intérêt d’un état des lieux et nos conseils pour rédiger correctement ce document.

L’état des lieux : de quoi s’agit-il ? Pourquoi le faire ?

L’état des lieux est un document qui doit être effectué à l’entrée et à la sortie d’une location. Depuis 2016, il est possible de réaliser les deux actes sur un même document, à condition de bien scinder les deux parties.

L’état des lieux comprend une description précise d’un logement, de ses équipements et de son état, du sol au plafond, pour chaque pièce. La rédaction de l’état des lieux est obligatoire pour toute location vide ou meublée qui fait office de résidence principale pour le locataire, lors de la remise des clés à ce dernier et lors de leur restitution par ce dernier.

Procéder à un état des lieux pour une location de résidence secondaire ou pour une location saisonnière n’a rien d’obligatoire. Néanmoins, cet acte demeure conseillé. Ce document permet en effet de lister toutes les anomalies éventuelles afin de protéger le locataire et le propriétaire en cas de dommage. En effet, le propriétaire peut exiger une remise en état le cas échéant, mais le locataire peut également s’appuyer sur l’état des lieux d’entrée pour se dégager d’un dommage constaté s’il n’en est pas responsable.

Pourquoi réaliser un état des lieux ?

S’il est obligatoire dans le cas d’une location ayant vocation à être une résidence principale pour le locataire, l’état des lieux est un document qui présente une véritable importance.

Lorsque le locataire commence sa location, il verse un dépôt de garantie ou caution. Cette somme est encaissée par le propriétaire et elle doit être restituée au locataire lors de la restitution des clés si le logement est rendu dans un état conforme à celui dans lequel il était lors de son arrivée. La rédaction d’un état des lieux permet à chacune des parties de se protéger. Si l’établissement de l’état des lieux de sortie n’est pas conforme au document d’entrée, le propriétaire peut exiger réparation ou déduire le montant des frais de remise en état sous présentation d’une facture justificative. De même, à l’inverse, le locataire peut se défendre d’un dommage que le propriétaire constate à sa sortie et qu’il lui impute ; en s’appuyant sur l’état des lieux d’entrée, le locataire peut prouver que ce dommage était déjà présent à son arrivée et qu’il ne relève pas de son fait.

Toutefois, pour que l’état des lieux soit une protection efficace pour chacun, il doit être rédigé soigneusement par les deux parties. En effet, si un dommage n’a pas été constaté lors de l’entrée dans le logement, le locataire ne pourra prouver légalement qu’il n’en est pas à l’origine. Mieux vaut donc être précis.

Comment établir un état des lieux d’entrée et de sortie d’une location ?

Pour rédiger un état des lieux, mieux vaut s’appuyer sur un modèle type, car ce document doit être conforme au décret qui fixe son contenu. Un seul document peut rassembler l’état des lieux d’entrée et de sortie, mais il est impératif que les deux parties soient clairement séparées. En outre, pour que l’état des lieux soit valable, il doit être paraphé sur chaque page par les deux parties et daté et signé par le locataire et le propriétaire.

Pour une meilleure visibilité, il est recommandé de rédiger les deux états des lieux sur deux documents distincts, mais de mêmes formats pour faciliter la comparaison des deux rédactions. Après signature, le locataire et le propriétaire doivent chacun conserver leur(s) exemplaire(s) de l’état des lieux d’entrée et de sortie.

Pour bien établir les états des lieux, voici les conseils à suivre :

• Soyez précis : il est important d’être précis pour chaque élément de chaque pièce. Il convient de préciser systématiquement que l’état est neuf, bon, d’usage ou mauvais. Ajoutez-y toutes les observations nécessaires, notamment l’emplacement et le nombre de défauts, des trous, de taches, etc. Cette précision est essentielle pour les deux parties.
• Prenez des photos : en cas de dommages constatés lors de la remise des clés, il est recommandé de prendre des photos en plus de leur signalement dans le document d’état des lieux. Celles-ci feront office de preuves supplémentaires en cas de litige.
• Équipez-vous : le jour J, il est important que le logement soit observable dans des conditions optimales. Veillez donc à ce que l’eau et l’électricité ne soient pas coupées et apportez des ampoules pour pouvoir tout observer soigneusement.
• Le relevé des compteurs : il est important de relever les compteurs d’électricité, d’eau et de gaz lors de l’état des lieux. Ceci évitera d’éventuels litiges. Toutefois, la consommation du locataire débute à son emménagement et non avant.

Après la rédaction du premier état des lieux, le locataire dispose d’un délai légal de 10 jours pour signaler au propriétaire un défaut qui n’aurait pas été constaté et noté le jour J. Néanmoins, pour être valable, ce signalement doit être adressé au propriétaire par une lettre recommandée avec accusé de réception. Le propriétaire devra l’ajouter au document rédigé. Dans le cadre du chauffage, toute problématique peut être signalée lors du premier mois de chauffe, c’est-à-dire dans un délai qui peut atteindre plusieurs mois selon la saison d’entrée dans le logement.

Après la sortie du logement et la rédaction de l’état des lieux correspondant, le propriétaire dispose d’un délai d’un mois pour restituer le dépôt de garantie au locataire. Cette restitution peut être totale ou partielle si des dommages ont été constatés. Néanmoins, toute déduction ne peut être effectuée sans justificatif. Si le dépôt de garantie n’est pas restitué dans le délai imparti, le montant est majoré de 10 % par mois de retard, sauf si le locataire n’a pas communiqué d’adresse valable au propriétaire.