Locataire : comment préparer son état des lieux de sortie ?

Lorsqu’un locataire quitte le logement qu’il occupe, après avoir donné son préavis de départ à son propriétaire ou à un tiers qui gère la location du logement, un état des lieux de sortie de l’appartement ou de la maison doit être effectué. Comment cet état des lieux de sortie se déroule-t-il ? Quelle forme prend-il ? Que doit-il contenir ? Nos réponses aux nombreuses questions qu’un locataire se pose pour bien préparer l’état des lieux de sortie de son logement.

Dans quelles conditions se réalise un état des lieux de sortie pour un locataire ?

Un état des lieux de sortie d’un logement occupé par un locataire doit avoir lieu obligatoirement quand ce dernier le quitte et remet les clés à son propriétaire, qu’il s’agisse d’un logement loué vide ou meublé. Cet état des lieux peut être effectué au moment même où le locataire libère le logement de ses affaires personnelles ou quelque temps après, mais dans un délai rapide.

Dans le cas d’un logement loué meublé, les meubles et équipements dont la liste est mentionnée dans le bail de location au départ doivent être présents au moment de l’état des lieux de sortie. À savoir : cet état des lieux de sortie n’est pas obligatoire pour les logements meublés dont le bail de location a été signé avant le 27 mars 2014.

La plupart du temps, l’état des lieux de sortie est réalisé à l’amiable, c’est-à-dire que le propriétaire et le locataire conviennent ensemble d’une date pour l’effectuer. Pour éviter tous problèmes, il est recommandé au propriétaire de proposer une date par écrit à son locataire par le biais de l’envoi d’un courrier recommandé avec avis de réception.

Quand l’état des lieux de sortie d’un logement est ainsi prévue entre le propriétaire et le locataire qui rend les clés de son appartement ou de sa maison, aucun frais ne peuvent être demandés au locataire, même si l’état des lieux de sortie est réalisé par exemple par une agence immobilière qui gère la location pour le compte du propriétaire du logement. De la même manière, il est interdit de faire apparaître dans le bail de location une clause imposant au locataire le paiement de frais liés à l’état des lieux de sortie.

Dans le cas où l’état des lieux de sortie d’un logement loué ne peut pas être réalisé à l’amiable, il est nécessaire de faire appel à un huissier de justice. Ce recours est ainsi indispensable lorsque le propriétaire ou le locataire ne se rendent pas au rendez-vous fixé pour effectuer l'état des lieux de sortie, si l’un ou l’autre refuse d'établir l'état des lieux ou de le signer. L’huissier de justice peut alors être sollicité soit par le propriétaire, soit par le locataire.

Ce dernier convoque au moins 7 jours avant l’état des lieux de sortie prévu le propriétaire et le locataire par lettre recommandée avec accusé de réception. Si le locataire ne se présente pas, son propriétaire doit saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement afin qu’il constate le refus du locataire et qu’il désigne un huissier de justice pour obtenir la remise de ses clés.

Si c’est le propriétaire qui ne répond pas à la convocation de l’huissier pour réaliser l’état des lieux de sortie, ce dernier n’est pas établi et le locataire est considéré comme ayant remis le logement en bon état. Il doit ensuite restituer les clés du logement à son propriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception.

Faire appel à cet officier public ministériel a un coût que le propriétaire et le locataire doivent payer chacun pour moitié. Ces frais sont différents en fonction de la superficie du logement concerné par l’état des lieux de sortie (près de 300 euros pour une surface de plus de 150 m², 180 euros de 50 à 150 m² et près de 160 euros pour un logement de moins de 50 m²).

État des lieux de sortie et dépôt de garantie du locataire

Suite à l’état des lieux de sortie réalisé dans de bonnes conditions, le locataire doit récupérer dans un délai maximum d’un mois son dépôt de garantie versé au moment de la signature de son bail. Si l’état des lieux de sortie n’a pas été réalisé de manière conforme aux règles en vigueur, ce délai est porté à 2 mois.

Le propriétaire peut déduire de ce dépôt de garantie le montant des frais liés à la réparation des dégradations constatées dans le logement et causées par le locataire qui sont consignées dans l’état des lieux de sortie. Dans ce cas, le propriétaire doit justifier à l’aide de documents, par exemple des factures ou devis, ces retenues.

Quelle forme doit prendre un état des lieux de sortie ? Que doit-il contenir ?

Un état des lieux de sortie réalisé au moment où le locataire quitte les lieux et rend les clés de son logement doit être soit écrit, soit de format électronique. Ce document doit permettre de comparer l’état du logement à l’entrée du locataire, au moment où un état des lieux d’entrée a été effectué, et l’état à son départ du logement.

Il peut s’agir d’un document unique qui répertorie chaque pièce du logement et qui mentionne deux colonnes pour chacune d’elles (« État à l'entrée du locataire » et « État à la sortie du locataire »), ou de deux documents séparés présentés chacun de cette manière.

Dans tous les cas, l’état des lieux de sortie doit être signé par le locataire et le propriétaire qui en gardent chacun une copie.

Le contenu d’un état des lieux de sortie

Un état des lieux de sortie a pour objectif de décrire précisément l’état de conservation d’un logement et de ses équipements, en particulier lorsqu’il s’agit d’un logement loué meublé, et de constater les éventuelles différences, notamment les dégradations subies entre l’arrivée et le départ d’un locataire.

Il peut s’agir de dégradations dues au manque d’entretien de la part du locataire (taches ou trous dans les murs, parquet ou moquette abîmés, porte enfoncée, etc.) que le locataire a la possibilité de remettre en l’état, à moins qu’il soit décidé que les frais nécessaires à leur réparation soit déduits de la caution déposée par le locataire à son entrée dans les lieux.

Les dégradations constatées lors de l’état des lieux de sortie peuvent aussi être liées à la vétusté du logement, c’est-à-dire correspondre à une usure naturelle des lieux (revêtements usés, peintures défraîchies, etc.). La remise en état de ces types de dégradations sont dans ce cas à la charge du propriétaire et ne peuvent pas faire l’objet d’une retenue sur le dépôt de garantie du locataire.

Concrètement, un état des lieux de sortie doit mentionner :

• la date des états des lieux d’entrée et de sortie
• l’adresse du logement
• les coordonnées du propriétaire, du locataire, et éventuellement celles de l’organisme qui effectue l’état des lieux de sortie pour le compte du propriétaire
• la nouvelle adresse du locataire
• les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau, d’électricité ou de gaz
• le nombre et les types de clés remises au locataire à son entrée
• la description précise de l'état des revêtements des sols, des murs, des plafonds, des équipements, etc.

L’état des lieux de sortie d’un logement compare donc l’évolution de son état depuis l’entrée dans l’appartement ou la maison du locataire. Mais, dans certains cas, il n’existe pas d’état des lieux d’entrée. Si cette situation est due au fait que le propriétaire a refusé de le réaliser, et si des dégradations causées par le locataire sont constatées à l’état des lieux de sortie, le propriétaire devra prouver qu’il a bien remis un logement en bon état à la signature du bail.

Si l’absence d’état des lieux d’entrée est due au locataire qui l’a refusé ou à la négligence du propriétaire et du locataire, ce dernier est considéré comme avoir reçu le logement en bon état. De ce fait, si des dégradations sont constatées à l’état des lieux de sortie, le locataire devra apporter la preuve qu’elles existaient déjà à son entrée dans les lieux. À défaut, il sera considéré comme responsable.

Un locataire peut-il contester un état des lieux de sortie ?

Un locataire peut tout à fait contester les conclusions d’un état des lieux de sortie, au même titre qu’un propriétaire. Cette contestation peut prendre la forme d’une démarche à l’amiable pour qu’une solution soit trouvée entre le locataire et le propriétaire sans avoir à s’adresser à un juge.

Un locataire peut ainsi faire part d’un litige avec son propriétaire à la commission départementale de conciliation (CDC), composée à égalité de représentants de bailleurs et de locataires, et dont le rôle est justement de régler gratuitement les différends entre ces parties. Une procédure à l’amiable peut aussi être entamée auprès d’un conciliateur de justice, qui est un auxiliaire de justice bénévole et dont la saisine est aussi gratuite.

Si une telle conciliation n’aboutit pas entre un locataire et un propriétaire en désaccord à propos de l’état des lieux de sortie réalisé au départ du logement du locataire, l’affaire peut être portée devant le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement.