Comment rédiger une quittance de loyer ?

Une quittance de loyer désigne un document rédigé par un propriétaire et qui atteste le paiement par son locataire du loyer et des charges dus pour une période donnée. Un bailleur n’a pas pour obligation de délivrer une quittance de loyer à son locataire, sauf si ce dernier lui demande ce document. Une quittance de loyer est toutefois un document utile en cas de litige entre un propriétaire et son locataire, et elle sert de justificatif de domicile pour le locataire pour de nombreuses démarches administratives en particulier.

Qu’appelle-t-on une quittance de loyer ? À quoi sert ce document ?

Une quittance de loyer est un document écrit, et délivré gratuitement, qui atteste qu’un locataire a bien payé, comme le stipule le contrat de bail, à son propriétaire le loyer et les charges (eau, électricité, entretien de parties communes selon les cas, etc.) qu’il doit en échange de l’occupation de son logement, pour une période définie, le plus souvent le mois, même si une périodicité annuelle est possible. En conséquence, une quittance de loyer est toujours fournie après la réception du paiement du loyer et des charges. Les frais éventuels d’envoi de ce document au locataire sont à la charge du propriétaire.

Un propriétaire, ou son mandataire qui gère la location de son bien comme une agence immobilière par exemple, n’a pas pour obligation de délivrer une quittance de loyer. En revanche, il doit le faire si son locataire lui fait part de son souhait de recevoir ce document. Cette obligation dans ce cas-là est définie par l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs. C’est pourquoi, en vertu de cette loi, un contrat de bail de location ne peut pas comporter de clause qui exonère un propriétaire de fournir une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande.

Ainsi, un locataire qui demande à recevoir tous les mois une quittance de loyer est dans son droit, et son propriétaire doit lui délivrer ce document aussi régulièrement. D’autre part, une quittance de loyer est aussi souvent utile au locataire une fois qu’il a quitté son logement, notamment auprès de la Caisse d’allocations familiales (Caf) s’il percevait une allocation logement pour ce logement. Enfin, si le loyer et les charges sont payées au bailleur en espèces, demander une quittance de loyer au propriétaire est vivement recommandé comme preuve du bon paiement de ces sommes.

Une quittance de loyer peut prendre la forme d’un document papier ou être transmise au locataire, si ce dernier donne son accord, de manière dématérialisée, par messagerie électronique sous la forme d’un fichier PDF, Word ou Excel. Une quittance de loyer doit normalement être conservée par le locataire pendant une durée de 3 ans après la fin du bail.

Une quittance de loyer prouve donc le paiement du loyer et des charges dus par un locataire et que ce dernier est bien à jour de ses paiements. Un document qui peut s’avérer utile en cas de litige entre le locataire et son propriétaire. Mais une quittance de loyer peut aussi servir comme document justificatif d’un domicile. Ce type de justificatif est souvent demandé par les administrations ou les organismes tels que la Caf, la Sécurité sociale, Pôle emploi, etc.

Une quittance de loyer est aussi plus particulièrement demandée comme justificatif de domicile à l’occasion de la souscription d’un crédit immobilier. Ses informations donnent en effet une idée bien précise des dépenses de logement, celles qui pèsent le plus dans le budget des ménages, supportées par un futur emprunteur et permettent ainsi de les comparer avec le montant des mensualités qu’il devra rembourser, mais aussi de vérifier sa solvabilité.

Dans le cas d’une colocation, une seule quittance de loyer est envoyée si le bail est collectif, c’est-à-dire qu’il prend la forme d’un bail unique signé par tous les colocataires. En revanche, une quittance de loyer est adressée à chaque colocataire si chacun d’entre eux à signer avec le propriétaire un bail similaire mais indépendant.

Les mentions obligatoires à faire paraître sur une quittance de loyer

L’établissement d’une quittance de loyer doit répondre à certaines règles, dont notamment l’obligation de comporter les mentions suivantes pour avoir une valeur légale :

• l’adresse du bien loué ;
• l’identité du locataire ;
• les sommes versées par le locataire, écrites en toutes lettres et en chiffres, en distinguant sur deux lignes séparées, d’un côté la somme due au titre du loyer lui-même, et de l’autre celle correspondant aux charges ;
• la période concernée par les paiements du locataire ;
• la date du paiement du locataire ;
• la date et le lieu de la signature de la quittance de loyer ;
• la signature du propriétaire du bien loué. À noter : sans cette signature, une quittance de loyer n’est pas considérée comme valide, elle n’a pas de valeur légale.

Outre ces mentions obligatoires pour qu’une quittance de loyer soit valide, il est aussi conseillé d’ajouter des informations telles que la mention « Quittance de loyer » en haut du document et également les coordonnées du bailleur.

Exemples de rédaction d’une quittance de loyer

Aucun texte légal ne définit précisément comment une quittance de loyer doit être rédigée. En revanche, des mentions obligatoires, comme précisées plus haut, doivent figurer sur ce document. Nous vous proposons quelques exemples de quittance de loyer :

Quittance de loyer du mois de XXX + année

Nom, prénom du bailleurFait à XXX , le XX/XX/XXXX

Adresse du bailleur Adresse de la location

Nom, prénom du locataire

Adresse du locataire

Je soussigné XXX (nom du bailleur), propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de Monsieur/Madame XXX (nom du locataire), la somme de XXX euros (montant écrit en toutes lettres) – XXX euros (montant écrit en chiffres) –, au titre du paiement du loyer et des charges pour la période de location du XX/XX/XXXX (début de la période) au XX/XX/XXXX (échéance de la période) et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits.

Détail du règlement :

Loyer :…………………………….euros

Provision pour charges :……………………… euros

(le cas échéant, contribution aux économies d’énergies) : ……. euros

Total:…………………………….Euros

Date du paiement : XX/XX/XXXX

(Signature du bailleur)

Cette quittance annule tous les reçus qui auraient pu être établis précédemment en cas de paiement partiel du montant du présent terme. Elle est à conserver pendant trois ans par le locataire (loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : art. 7-1). Texte de référence : loi du 6.7.89 : art. 21.

Quittance de loyer - Mois + année

Adresse de la location

Je soussigné XXX (nom du bailleur), propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de Monsieur/Madame XXX (nom du locataire), la somme de XXX euros (montant écrit en toutes lettres) – XXX euros (montant écrit en chiffres) –, au titre du paiement du loyer et des charges pour la période de location du XX/XX/XXXX (début de la période) au XX/XX/XXXX (échéance de la période) et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits.

Détail du règlement :

Loyer :…………………………….Euros

Charges :………………………euros

(le cas échéant, contribution aux économies d’énergies) : ……. euros

Total:…………………………….Euros

Date du paiement : XX/XX/XXXX

Fait le XX/XX/XXXX

(Signature du bailleur)

Nom, prénom du bailleur

Adresse du bailleur

Nom, prénom du locataire

Adresse du locataire

Quittance de loyer

Période du XX/XX/XXXX au XX/XX/XXXX

Adresse de la location

Je soussigné, déclare avoir reçu de Monsieur/Madame XXX (nom du locataire), locataire du bien immobilier indiqué ci-dessus, la somme de XXX euros (montant écrit en toutes lettres) – XXX euros (montant écrit en chiffres) – correspondant pour la période définie :

- au loyer pour un montant de XXXX euros

- aux charges pour un montant de XXXX euros

Dont quittance,

Fait à XXX, le XX/XX/XXXX

(Signature du bailleur)

Cette quittance annule tous les reçus qui auraient pu être établis précédemment en cas de paiement partiel du montant du présent terme.