Comment obtenir une copie d'un acte établi par un notaire ?

Les notaires sont des officiers publics chargés par l'État d'authentifier certains actes comme, par exemple, les contrats de mariage, les ventes de biens immobiliers, les donations, etc. Les notaires doivent conserver ces actes en général 75 ans dans leurs études, puis les verser aux archives nationales ou départementales. En cas de perte ou de destruction d'un acte notarié, les personnes concernées ont la possibilité d'en demander une copie. Cette possibilité est aussi donnée, sous certaines conditions, aux personnes qui ne sont pas les signataires d'un acte établi par un notaire, ni les ayants droit ou les héritiers.

Obtenir une copie d'un acte notarié quand on est concerné

Le notaire est un officier public nommé par le ministre de la Justice, chargé d’une mission de service public par l'État qui consiste à authentifier des actes en apposant son sceau et sa signature. Cette authentification prouve le consentement libre et éclairé des parties concernées.

Le recours à un notaire est notamment obligatoire pour des actes tels que les contrats de mariage, les donation entre époux, les donations partage, ou encore les donations ou ventes d'un bien immobilier.

Un acte notarié peut aussi faire l'objet d'une publication qui le rend opposable à des tiers.

Chaque acte notarié est établi en un seul document original, appelé "minute", qui est conservé par le notaire lui-même, et qui peut en faire des copies sur demande.

Même si les notaires sont tenus au secret professionnel, si des personnes concernées par un acte notarié (les signataires, les héritiers ou les ayants droit) demandent la copie de ce document, les notaires doivent en effet fournir cette dernière.

Ces copies peuvent prendre la forme d'un document papier. Dans ce cas, la copie de l'acte notarié comporte la mention "Pour copie authentique" sur sa dernière page, suivie de la signature et de l'apposition du sceau du notaire.

La copie d'un acte notarié peut aussi être établie et envoyée de manière confidentielle et sécurisée sous la forme d'un support électronique. Ce format exige que le notaire y mentionne la date de la réalisation de la copie, y appose sa signature électronique, l'image de son sceau et spécifie que la copie est conforme à l'original de l'acte.

La demande d'une telle copie par les intéressés doit être faite par écrit au notaire qui l'a établi. Ce dernier est en droit de facturer des frais pour délivrer la copie d'un acte notarié.

Suite à une demande d'une copie et sans réponse du notaire, ou si ce dernier refuse, les personnes qui souhaitent obtenir la copie d'un acte qui les concerne ont la possibilité de saisir le président du tribunal dont dépend le notaire qui a la capacité d'ordonner la délivrance de cet acte.

Obtenir une copie d'un acte établi par un notaire quand on n'est pas concerné

Les notaires sont chargés de la conservation des actes qu'ils authentifient pendant 75 ans, et durant 100 ans si l'acte notarié porte sur un mineur. Au-delà, ces officiers publics remettent les originaux de leurs actes notariés aux archives nationales pour les notaires parisiens, et aux archives départementales sur le reste du territoire.

En ce qui concerne les actes notariés qui prennent la forme de documents électroniques, leur conservation est assurée par le Conseil supérieur du notariat dans ce que l'on appelle le "Minutier central électronique du notariat (MICEN)". Seul le notaire signataire de l'acte a accès à ce MICEN. Il peut ainsi récupérer l'un de ses actes sur cette plateforme et en délivrer une copie sur demande.

Les actes encore conservés par les notaires

Dans certains cas, il est possible de demander la copie d'un acte notarié même pour les personnes qui n'en sont pas les signataires, qui ne sont pas les héritiers ou les ayants droit de ces derniers.

S'il s'agit d'actes de moins de 75 ans (ou 100 ans s'ils concernent un mineur), et qui sont donc conservés par les études des notaires à l'origine des actes en question, ces derniers, ou leurs successeurs, doivent donner leur accord préalable pour délivrer une copie de l'acte si une personne extérieure leur en fait la demande par écrit.

Les actes notariés anciens conservés aux archives nationales ou départementales

Une personne qui n'est pas concernée directement par un acte notarié peut en demander une copie si ce dernier est conservé aux archives nationales ou départementales, c'est-à-dire s'il est daté de plus de 75 ans (ou de 100 ans).

Dans ces cas, la demande doit être faite par écrit aux services de l'une ou l'autre de ces archives qui disposent de 2 mois pour y répondre. Pour ces actes anciens, l'accord du notaire qui les a authentifiés à l'origine n'est pas nécessaire.

Les actes établis par un notaire soumis à la publicité foncière

La publicité foncière désigne un moyen de garantir la sécurité des actes juridiques en matière immobilière, c'est-à-dire d'apporter la preuve de l'existence d'un titre de propriété d'un bien immobilier.

Chaque transaction immobilière, qu'il s'agisse d'une vente, d'un achat ou de la transmission d'un bien immobilier, fait l'objet d'une publicité foncière qui permet à n'importe quelle personne de se renseigner, par exemple, sur les changements successifs de propriétaires, sur leurs identités, sur les prix de vente du bien, les conditions et les éléments d'une donation, etc.

C'est pourquoi il est possible à toute personne de demander la copie d'un acte notarié concerné par une publicité foncière auprès d'un service public dédié (le service de publicité foncière) géré par l'État, qui était auparavant appelé la Conservation des hypothèques.

Il est ainsi autorisé de demander une copie d'un acte notarié auprès de ce service (par le biais de l'envoi du formulaire cerfa n° 3236-SD s'il s'agit d'un acte notarié publié depuis 1956 et du formulaire cerfa n° 3231-SD avant 1956) mais seulement s'il s'agit d'un acte en rapport avec la transmission de la propriété d'un bien immobilier bâti ou non bâti (vente, donation, partage, transmission par décès, etc.), un bordereau d'inscription hypothécaire en cours, ou qui concerne le règlement et les états descriptifs de division d'une copropriété.

Cette demande de copie fait l'objet du paiement d'une taxe (la contribution de sécurité immobilière) de 15 euros.